Processos manuais custam mais caro do que se imagina. É por isso que 7 a cada 10 empresas da América Latina investiram em automação de processos após a pandemia, segundo estudo feito pela everis e a MIT Technology Review.

Entre as principais motivações dessas empresas estão a redução de custos e o aumento da eficiência. Reduzir riscos por falhas humanas é o objetivo de 55% dos executivos entrevistados.

Os prejuízos vão muito além das perdas financeiras. Processos manuais se caracterizam pela repetição, o que sobrecarrega os colaboradores e faz com que percam o foco de ações que realmente contribuem para o desenvolvimento da companhia. Essa é uma experiência que a Auto Viação Jabour pode comprovar.

Durante o período de isolamento social, devido à baixa demanda, optaram por adotar outra tecnologia, com um custo mais baixo. Antes, a empresa utilizava o Globus, um renomado software de gestão já amplamente utilizado em seus processos. Afinal, é o software que a empresa utilizou por aproximadamente 20 anos, até chegar a pandemia.

O que parecia um estratégico corte de custos se tornou uma grande dor de cabeça. Em 2023, a companhia retornou sua parceria com a Praxio para utilização do Globus e, aqui, conta o porquê este software representa um importante investimento para o seu sucesso. Acompanhe!

 

Os desafios de um mercado em crise

A Auto Viação Jabour Ltda, uma das maiores empresas de transporte por ônibus da cidade do Rio de Janeiro, atua como prestadora de serviços de transporte urbano. Devido à magnitude de sua operação, não surpreende que os impactos da redução na demanda causada pela pandemia tenham sido significativos.

Em 2020, o Governo do Brasil publicou no Diário Oficial da União a lista dos setores da economia mais impactados pela pandemia de coronavírus. O transporte público urbano ocupou nada menos que a quinta posição no ranking.

Foi nesta época que a empresa tomou a decisão de migrar para outro software. Porém, o período de implantação do novo sistema se estendeu muito além do esperado. O acúmulo de atividades, a falta de tempo e o desperdício de recursos se tornaram rotina. Isso porque a tecnologia não trazia segurança ao time e os processos se tornaram manuais.

Mas esse cenário não se prolongaria. Afinal, a melhoria de processos é filosofia da Auto Viação jabour: “Transportar Pessoas com Eficiência e Qualidade”. Por isso, ficou claro que o retorno para o Globus se tornava necessário.

Hoje, a empresa compartilha sua experiência sobre os processos manuais e como a automatização proporcionada pelo Globus é transformadora. A seguir, confira a entrevista com Carla Racca, contadora, e Deivid Bruner, supervisor de TI, ambos da Auto Viação Jabour.

 

O impacto dos processos manuais

Como foi sair do Globus e migrar para outro sistema?

Carla: Quando migramos para o outro sistema ficamos apreensivos, pois já trabalhávamos há anos com o Globus, mas estávamos cientes das necessidades da empresa e abertos à mudança.

Com o passar do tempo nos deparamos com muitas diferenças em segurança e facilidade de uso do sistema.

Necessitamos estar em conformidade com as regulamentações e obrigações legais, e o software utilizado desempenha um papel muito importante. Posso citar no setor contábil a ECF, por exemplo, que é uma obrigação acessória com obrigatoriedade desde 2015.

No Globus, fazíamos essa entrega inteiramente dentro do sistema, conferíamos a informação gerada e depois importávamos para o validador. Após a migração para outro software, passamos a fazer essa entrega totalmente à mão, ou seja, tudo era feito manualmente dentro do validador do SPED, um retrocesso.

Passamos a executar muitas rotinas em planilhas de Excel, a fim de sentir mais segurança nos números gerados pelo sistema, pois muitas vezes nos deparávamos com divergências.

 

Então essa migração culminou em processos manuais, mesmo com a adoção da tecnologia?

Carla: Sim, havia insegurança em tratar os dados dentro do próprio software, isso fez com que nós fizéssemos a conferência em planilhas manuais daquilo que gerávamos no sistema, para ter certeza de que tudo estava correto.

Nos sentíamos inseguros na geração de alguns relatórios. Por isso, passamos a utilizar planilhas auxiliares, algumas rotinas mensais passaram a despender mais tempo. A segurança dos dados gerados em todos os setores é de extrema importância, uma vez que esses dados nos permitem analisar a empresa como um todo de forma mais precisa.

 

Os 3 pilares da gestão de uma empresa

Existe uma máxima que diz que os pilares da gestão de uma empresa são: pessoas, processos e tecnologia, partes que não funcionam umas sem as outras. Você considera, então, que a falta de uma tecnologia eficiente gerou impactos negativos também às pessoas e aos processos?

Carla: Sim, com muita coisa feita manualmente, tivemos que retroceder muitos processos. E é o que eu falo: quanto mais aporte manual, maior o risco de erro. Fazíamos no sistema e muitas vezes era necessário refazer à mão.  Aqui estou relatando minha experiência, porém, outros setores acabaram enfrentando o mesmo problema, rotinas mensais passaram a gerar muito desgaste.

Estávamos abertos à mudança, mas necessitávamos de um software que nos atendesse, que otimizasse nosso tempo e que nos oferecesse segurança nas informações, fosse o sistema que estávamos utilizando, o Globus ou outro software disponível no mercado.

 

Falta de automação e as perdas em custos invisíveis

Nesse sentido, quais foram as principais perdas?

Carla: A maior foi em tempo de trabalho. Quando fazíamos alguma conferência e constatávamos um erro, acionávamos a empresa do sistema para que o erro fosse verificado.

Quando essa demanda voltava, o erro inicial estava solucionado, de fato, mas em uma nova conferência, constatávamos outra inconsistência. Era um retrabalho que gerava estresse, insegurança e perda de tempo.

Algumas tarefas que eram executadas de forma rápida no Globus, passaram a ser executadas em muito mais tempo com o outro sistema.

Tudo isso gera uma perda financeira, um custo invisível. Porque a equipe passou a focar no retrabalho. O que acontece? A empresa investe em seu time, mas o colaborador deixa de ter tempo para entregar todo o seu potencial, ele está preso ao retrabalho.

 

Como os setores foram afetados e como reagiram ao retorno do Globus?

Deivid: Todos foram afetados, mas o backoffice foi mais do que a oficina. Por isso mesmo, pensamos que haveria alguma resistência na oficina quando decidimos voltar para o Globus, porque lá estava funcionando melhor e não é um setor que costuma lidar bem com mudanças. Mas fui totalmente surpreendido! Eles abraçaram o Globus.

Isso porque eles sentiram que o sistema é confiável, tudo o que lançam ali hoje gera relatórios precisos, que o sistema antigo não estava entregando. A parte de abertura de OS então, nem se fala! É muito mais simples do que o outro sistema.

 

A solução: o retorno do software Globus

Além da questão da segurança da informação, quais os principais diferenciais da Praxio em relação à concorrência?

Deivid: Vou comentar uma situação específica, mas que fez toda a diferença para nós. Em certo ponto, descobrimos que para continuar a consultar os dados naquele sistema, teríamos que pagar um contrato de consulta. Isto é, seja lá qual fosse o dado que precisássemos usar, teríamos que assinar um contrato de consulta para ter os relatórios futuramente.

Eu fiquei abismado com essa notícia, a de ter que pagar para acessar os meus próprios dados. O banco é meu, mas para o sistema ler esses dados, eu teria que pagar.

E por que é preciso fazer essas consultas? Porque hoje para eu vender um veículo, eu tenho que saber o histórico dele. Se ele fez a manutenção correta, se atualizou os pneus. Onde fica essa informação? Dentro do módulo de manutenção, onde você consulta a vida do veículo.

Desse modo, para que eles consultassem essa vida do veículo, teríamos que pagar um contrato de consulta até que o último veículo que estivesse no sistema fosse vendido.

Já o Globus é um software que é atualizado constantemente, que vamos usando conforme ele vai evoluindo. No dia em que nosso contrato com a Praxio foi interrompido, as atualizações pararam, mas a consulta de dados não parou. Afinal, os dados são da Viação Jabour.

Desse modo, embora o Globus não fosse mais atualizado, os dados estavam lá para consulta. Tanto que consultamos dados de folha de pagamento durante esse tempo todo. E em tudo o que precisamos, sempre fomos bem atendidos pela Praxio, mesmo não sendo clientes nesse período de quase três anos que usamos o outro sistema.

Quando migramos para esse outro sistema, achávamos que ele funcionaria igual ao Globus. Tínhamos um histórico de parceria de 20 anos com a Praxio. Então, você pensa que algumas coisas são óbvias, que os acordos são os mesmos. Mas ficou muito claro que o acesso aos dados e, mais do que tudo, o atendimento ao cliente da Praxio são grandes diferenciais em relação à concorrência.

 

Os diferenciais do software Globus

Em algum momento a Viação Jabour pensou em migrar para um outro sistema em vez de voltar para o Globus?

Carla:  Sim, apesar de existir um histórico de anos de parceria com o Globus, chegamos a pensar em pesquisar outro software. Em uma reunião, consultamos a valiosa opinião do contador do Grupo Guanabara, que sabia de algumas dificuldades que estávamos enfrentando, e perguntamos qual sistema ele indicava. Ele foi enfático: Globus.

Deivid: Consultamos sim outras empresas, mas parei para refletir: será que valeria dar um tiro no escuro? Ouvi coisas boas de alguns sistemas, mas também ouvi a dificuldade que é o suporte dessas empresas. Não é só a tecnologia que está em jogo, é a parceria, é o atendimento.

 

Como foi o processo de implantação do Globus?

Carla: Quando a equipe foi comunicada sobre o retorno do Globus, todos ficaram muito otimistas, houve muita dedicação e empenho, a implantação foi muito rápida.

Nossa meta era fazer a implantação até o final da vigência do contrato que nos comprometia com a empresa anterior. Senão, teríamos um custo com dois softwares ao mesmo tempo, até que todo o processo de migração fosse concluído.

Sabíamos que não seria uma tarefa fácil e a Praxio não mediu esforços para nos auxiliar. Juntos, entusiasmados e muito comprometidos, trabalhamos bastante e fizemos a implantação em menos de 90 dias. Assim, não houve necessidade de estender o contrato com a empresa do antigo sistema.

O que nos deixa felizes é perceber que o Globus retornou ainda melhor, temos projetos para utilizar cada vez mais todas as ferramentas oferecidas pelo sistema, mais automação, mais agilidade e mais segurança nos processos executados por cada setor. Nosso compromisso é de que haja cada vez mais qualidade nos dados, contribuindo para a eficiência operacional, tomadas de decisões estratégicas e melhoria dos serviços oferecidos pela empresa.

Deivid: Uma coisa que me chamou a atenção e me deixou bastante animado foi saber que iríamos ficar no sistema cloud. Nosso antigo servidor Globus era físico, e a migração para o outro sistema também foi on premise. Hoje, não preciso mais me preocupar com atualização, backup, nada disso. E tem a vantagem de acessarmos o sistema quando e de onde quisermos.

Outra coisa que me chamou muita atenção foi o aplicativo Tá.On, ele é muito simples de se mexer e é muito bom.

Por fim, entre as principais melhorias estão em arrecadação e caixa. Como os lançamentos não eram importados e sim repassados manualmente, sentimos bastante a diferença já nesse recomeço da parceria. Hoje, com o Globus, não precisamos digitar nada, ele importa a filipeta e fazemos a conferência.

 

 

Fonte: Praxio